Privacyverklaring

Laatst gewijzigd: 1 mei 2026

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens TommyTomato Nederland B.V. verwerkt, waarom we dat doen en welke rechten jij hebt. We gaan zorgvuldig met jouw gegevens om en verwerken ze alleen in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

1. Wanneer geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die TommyTomato verwerkt van bezoekers van onze website, ouders en verzorgers die hun kind hebben aangemeld, kinderen die deelnemen aan de lunchservice, contactpersonen bij scholen, leveranciers en andere zakelijke contacten.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:
TommyTomato Nederland B.V.
Pieter Goedkoopweg 32, 2031 EL Haarlem
KvK: 42040837
E-mail: privacy@tommytomato.nl

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van de relatie die je met ons hebt, kunnen we de volgende gegevens verwerken:

Van ouders en verzorgers
• voor- en achternaam
• e-mailadres en telefoonnummer
• adresgegevens
• IBAN en gegevens die nodig zijn voor SEPA-incasso
• inloggegevens voor de ouderomgeving
• bestel- en betaalhistorie
• correspondentie met onze klantenservice

Van kinderen
• voor- en achternaam van het kind
• school en groep of klas
• deelnamestatus en afgenomen lunches
We verwerken geen gegevens over allergieën of gezondheidsgegevens van kinderen in onze huidige aanmeldflow.

Van contactpersonen bij scholen en zakelijke relaties
• naam, functie en zakelijke contactgegevens
• correspondentie en contractuele gegevens

Van websitebezoekers
• IP-adres en apparaatgegevens
• gegevens over het gebruik van onze website via cookies (zie artikel 11)

4. Waarvoor gebruiken we je gegevens en op welke grondslag?

We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen, op basis van de hieronder vermelde grondslagen uit de AVG:
• Uitvoering van de overeenkomst: aanmelding, accountbeheer, levering van de lunches, beheer van het prepaid tegoed, SEPA-incasso, facturatie en klantenservice.
• Wettelijke verplichtingen: onder meer fiscale bewaarplichten en andere verplichtingen uit wet- en regelgeving.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging van onze systemen, fraudepreventie, verbetering van onze dienstverlening, verwerking van servicemails over je account en relatiebeheer met scholen en leveranciers.
• Toestemming: versturen van nieuwsbrieven en het plaatsen van niet-functionele cookies. Je kunt een gegeven toestemming op elk moment intrekken.

5. Hoe komen we aan je gegevens?

We ontvangen persoonsgegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld bij aanmelding of contact met onze klantenservice. Daarnaast kunnen we gegevens ontvangen van de school van je kind, bijvoorbeeld over klas- of groepsindeling. Websitegegevens worden automatisch gegenereerd via cookies en vergelijkbare technieken.

6. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Account- en bestelgegevens bewaren we zolang je een actief account bij ons hebt en daarna nog 2 jaar, zodat we eventuele vragen of klachten kunnen afhandelen.
• Facturen en betalingsgegevens bewaren we gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn van 7 jaar.
• Contactformulieren en klantenservicecorrespondentie bewaren we maximaal 2 jaar na afhandeling.
• Gegevens verzameld op basis van toestemming bewaren we zolang de toestemming geldt of totdat je deze intrekt.

7. Met wie delen we je gegevens?

We delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening of op grond van een wettelijke verplichting. We kunnen gegevens delen met:
• IT-leveranciers en hostingpartijen waar onze systemen draaien.
• De leverancier van onze betaal- en incasso-omgeving.
• Productie- en logistieke partners die nodig zijn voor de uitvoering van de lunchservice.
• De school van het kind, voor zover nodig voor de uitvoering van het programma.
• Professionele adviseurs zoals accountants, juristen en auditors, indien en voor zover dit noodzakelijk is.
• Bevoegde autoriteiten, als dat wettelijk verplicht is.
Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst.

8. Waar slaan we je gegevens op?

We verwerken persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als voor een specifieke verwerking gegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen in de zin van de AVG, zoals EU-standaardcontractbepalingen.

9. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of tegen onrechtmatige verwerking. Denk aan toegangsbeveiliging, versleuteling van verbindingen, logging, back-ups en procedures voor het melden van datalekken. Vermoed je dat er iets mis is met de beveiliging? Stuur dan een e-mail naar privacy@tommytomato.nl.

10. Welke rechten heb je?

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:
• Recht op inzage in de gegevens die we van jou verwerken.
• Recht op correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op verwijdering van je gegevens, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht of ander zwaarwegend belang geldt.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Recht op dataportabiliteit: het recht om je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten doorsturen naar een andere organisatie.
• Recht om een gegeven toestemming in te trekken.
• Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Je kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@tommytomato.nl. We reageren binnen 30 dagen. Als het verzoek complex is, kunnen we deze termijn met 60 dagen verlengen. We kunnen je om aanvullende gegevens vragen om je identiteit te verifiëren.

11. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. We onderscheiden:
• Functionele cookies: nodig voor het goed werken van de website en de ouderomgeving. Hiervoor is geen toestemming vereist.
• Analytische cookies: om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website, ingesteld op een privacyvriendelijke manier.
• Marketing- en trackingcookies: alleen geplaatst met jouw toestemming via de cookiebanner. Je kunt je voorkeuren op elk moment aanpassen via de cookie-instellingen op onze website.

12. E-mailcommunicatie

We sturen transactionele e-mails over je account en bestellingen op basis van de uitvoering van de overeenkomst. Voor commerciële nieuwsbrieven vragen we jouw toestemming. In elke nieuwsbrief zit een afmeldlink. We kunnen aggregeerde gegevens over open- en klikgedrag gebruiken om onze communicatie te verbeteren.

13. Gegevens van kinderen

We verwerken beperkte gegevens van kinderen (naam, school, klas, deelnamestatus en afgenomen lunches). Deze gegevens verwerken we op basis van de overeenkomst met de ouder of verzorger. We gebruiken deze gegevens niet voor marketingdoeleinden richting kinderen.

14. Vragen of klachten

Heb je een vraag over deze privacyverklaring of over hoe wij met je gegevens omgaan? Stuur dan een e-mail naar privacy@tommytomato.nl. We helpen je graag. Kom je er met ons niet uit? Dan kun je altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.